De kliniek die elk dier bij naam kent: FaraERP-servicebeheer voor dierenklinieken en dierenziekenhuizen

Een eigenaar komt binnen met drie katten. De eerste moet gevaccineerd worden, de tweede was hier twee weken geleden en de derde komt net terug van een opname. Als hun dossiers onder de naam van de eigenaar door elkaar staan, weet niemand welke kat welk medicijn kreeg. In de diergeneeskunde kan de patiënt niet praten — het dossier moet voor hem spreken.

Het servicebeheer van FaraERP heeft een eigen veterinair profiel: de eigenaar is de cliënt, en elk dier heeft een eigen medisch dossier, van het eerste bezoek tot de laatste vaccinatie.

In één oogopslag

• Elk dier met soort, ras en chipnummer, onder zijn eigenaar.
• Een dossier per dier: gewicht, temperatuur, anamnese, diagnose, recept, notities en bestanden bij elk bezoek.
• Een vaccinatiekaart met de volgende vervaldatum en een lijst “vervallende vaccinaties”.
• Opname in hokken of boxen, met dagnotities en verblijfskosten per nacht.
• Nazorg en de volgende afspraak in twee klikken.

De eigenaar is de cliënt, het dier de patiënt

Eigenaren worden gevonden op telefoonnummer, en hun dieren — elk met soort, ras en chip — staan onder hun naam. Een inschrijving geldt voor het dier dat vandaag komt; twee katten uit één gezin delen nooit een dossier. De reden van het bezoek en de symptomen staan op de inschrijving, zodat de dierenarts ze ziet voordat hij binnengaat.

Een dossier dat voor het dier spreekt

• Elk bezoek, gestructureerd: gewicht, lichaamstemperatuur, anamnese, diagnose, medicatie en recept, en de notities van de dierenarts.
• Bestanden en beelden: een externe labuitslag of röntgenfoto wordt aan het dossier van precies dat dier gekoppeld.
• Vaccinatiekaart: naam van het vaccin, datum van toediening en volgende vervaldatum voor elk dier.
• Vervallende vaccinaties: een lijst in het paneel die toont bij welke dieren de komende dagen een vaccinatie vervalt, zodat de receptie de eigenaren kan benaderen.

Opname, in hok en box

Voor dierenziekenhuizen neemt het opnamedeel het dier zelf op, en bedden heten “hokken” en “boxen”. Elke dag komt de notitie van de dierenarts bij het opnamedossier, verplaatsingen tussen hokken worden bijgehouden, en de verblijfskosten worden per nacht en per hok berekend en bij ontslag aan dezelfde kassa afgerekend. Het opnamedeel is een aparte module die op een installatie wordt aangezet wanneer dat nodig is.

Na de behandeling niet vergeten

Per dienst stel je nazorgdagen in; de toestand van het dier, de tevredenheid van de eigenaar en eventuele complicaties worden vastgelegd. De volgende afspraak — een controle een maand later of de tweede dosis van een vaccin — boek je in twee klikken, en de receptie stemt de precieze tijd af met de eigenaar.

De gedeelde ruggengraat: van afspraak tot boeking

Onder deze specialistische functies draait dezelfde motor die het servicebeheer van FaraERP betrouwbaar maakt voor elk dienstverlenend bedrijf:

• Afspraken volgens je eigen regels: een eigen beleid per vestiging, dienst en dierenarts — duur, capaciteit, daglimieten en een sms-bevestiging.
• Wachtrij en wachtruimtescherm: één “oproep” stuurt de eigenaar naar de behandelkamer, en het scherm in de wachtruimte kondigt de oproep aan.
• Extra werk zonder papierwerk: een dienst die de dierenarts toevoegt, verschijnt meteen met een betaalknop bij de receptie.
• Verbruiksmaterialen die kloppen: elke dienst heeft standaardmaterialen en een “inbegrepen” hoeveelheid; meerverbruik komt automatisch tegen het meerprijstarief op de rekening.
• Kassa en bon: contant, pin en overboeking, met terugbetaling en storno; geprinte bonnen van 80 of 58 mm of A5, met je naam en logo.
• Bewijzen afgestemd met de bank: overboekingsbewijzen worden afgestemd met het bankafschrift; bewijzen zonder storting en stortingen zonder bewijs worden apart gemarkeerd.
• Klanten die terugkomen: inschrijvingen kunnen klanten automatisch in het CRM zetten, zodat gerichte campagnes — bijvoorbeeld voor iedereen die al een tijd niet is geweest — ze terughalen.
• Een dashboard voor de manager: unieke, nieuwe en terugkerende klanten, gemiddelde omzet per klant en de productie van elke medewerker.
• De rest van FaraERP in dezelfde database: boekhouding, voorraad, inkoop, HR en salarisadministratie — zonder dubbel invoeren.

Eerlijk is eerlijk: de lijst met vervallende vaccinaties wordt vandaag in het paneel getoond en stuurt geen automatische herinneringen naar eigenaren; het telefoontje of bericht komt van de receptie.

Je kliniek is er om klanten te helpen, niet om boeken bij te houden. Laat het servicebeheer van FaraERP de rest doen — om het te zien met het scenario van je eigen bedrijf, staat de demoknop hieronder.