De kliniek die vanzelf loopt: FaraClinic, van de eerste afspraak tot de laatste boeking

Het is acht uur ’s ochtends. De telefoon bij de receptie blijft rinkelen, het afsprakenboek staat vol doorhalingen, drie patiënten vragen tegelijk “wanneer ben ik aan de beurt?” en in de WhatsApp van de kliniek wachten tientallen overboekingsbewijzen op controle. ’s Avonds klopt de kassa niet met de bank en moet de boekhouder alles opnieuw invoeren. Herkenbaar?

FaraClinic is gemaakt om precies die chaos te beëindigen: kliniksoftware gebouwd op FaraERP die afspraken, aanbetalingen, inschrijving, de wachtrij en het wachtkamerscherm, de kassa, bankafstemming en boekhouding met elkaar verbindt. Wat de receptie vastlegt, komt bij de kassa en in de boeken zonder dat iemand het opnieuw typt.

In één oogopslag

• Online, telefonische en inloopafspraken volgens de regels van je eigen kliniek.
• Aanbetalingen per overboeking waarvan het bewijs door AI wordt gecontroleerd.
• Een wachtkamerscherm dat patiënten hardop oproept met naam en kamernummer.
• Automatische afstemming van bewijzen met het bankafschrift; een boeking pas nadat bank en kassier hebben bevestigd.
• De volgende afspraak in twee klikken door de arts, plus nazorg na de behandeling.
• Alles in één database, naast de boekhouding, voorraad, HR en het managementdashboard van FaraERP.

Eén patiënt, tien stations, nul dubbel werk

De echte kracht van FaraClinic is dat alles verbonden is. Volg één patiënt van het eerste telefoontje tot de boeking:

1. Afspraak: de patiënt boekt via de website van de kliniek, de afsprakenmarktplaats, telefonisch of aan de balie.
2. Aanbetaling: hij maakt geld over en uploadt een foto van het bewijs.
3. Bericht: de bevestiging en herinnering komen automatisch binnen.
4. Inschrijving: er wordt een dossier geopend en meerdere behandelingen komen in één inschrijving.
5. Wachtrij: het wachtkamerscherm roept hem met stem naar de kamer.
6. Arts: legt ter plekke een nieuwe behandeling of de volgende afspraak vast.
7. Kassa: de betaling wordt geregistreerd als contant, pin of overboeking.
8. Bank: het bewijs wordt afgestemd met het bankafschrift.
9. Boeking: de boekhouding boekt zonder iets opnieuw te typen.
10. Nazorg: in de dagen na de behandeling worden gesprekken en uitkomsten in het dossier vastgelegd.

1. Afspraken die jouw regels kennen

Voor elke vestiging, behandeling of arts stel je een eigen beleid in: vaste tijdslots of volgnummers, duur van een afspraak, tijd tussen afspraken, het daglimiet per arts, de annuleringstermijn en officiële feestdagen. Het systeem biedt alleen tijden aan die bij die regels passen en houdt de gekozen tijd vast tot de bevestiging — twee afspraken in hetzelfde slot? Nooit meer. De kliniek kan zich ook laten zien op de afsprakenmarktplaats book.clinicpanel.ir.

2. Aanbetalingen zonder valse bewijzen

Een patiënt die niet komt, betekent een leeg uur voor de arts. Aanbetalingen lossen dat op — als de bewijzen echt zijn. In FaraClinic uploadt de patiënt een foto van het bewijs, en AI markeert een te laag bedrag, een verkeerde doelkaart of een dubbel bewijs en waarschuwt degene die goedkeurt. Desgewenst kun je ook een betaalgateway koppelen.

3. Een rustigere wachtkamer

In plaats van steeds opnieuw bij de receptie te vragen, zien en horen patiënten hun nummer en kamer op het scherm. Receptie of arts roept de patiënt op, het scherm werkt meteen bij en de oproep wordt voorgelezen met een vrouwen- of mannenstem. Voor de stem worden alleen naam, geslacht en kamernummer verstuurd — meer niet.

4. De arts, in twee klikken

De tijd van de arts is het duurste middel van de kliniek. Is er een extra behandeling nodig, dan verschijnt het verzoek meteen met een betaalknop op het scherm van de receptie — zonder briefjes, zonder heen en weer lopen. De volgende afspraak — over één, twee, drie of zes maanden — boekt de arts in twee klikken vanaf de wachtrijpagina; de receptie stemt de precieze tijd later af. Elke behandeling heeft standaard verbruiksmaterialen, en extra verbruik komt automatisch op de rekening.

5. Het geld dat je telt, is het geld dat op de bank staat

Hier blinkt FaraClinic echt uit. Het bankafschrift wordt als CSV of Excel ingelezen, en elk bewijs wordt op een van drie manieren afgestemd: met het referentienummer, met de kaartcijfers plus het tijdstip, of met de naam van de betaler plus het tijdstip. Bewijzen zonder storting en stortingen die niemand heeft gemeld, worden apart gemarkeerd. En de gouden regel: een aanbetaling wordt pas geboekt als ze met de bank overeenkomt en de kassier haar heeft bevestigd.

6. Boekhouding zonder dubbel werk, een manager zonder telefoon

Een kant-en-klaar rekeningschema voor klinieken, automatische omzetboekingen bij geleverde behandelingen en een eenvoudige boekhoudmodus maken het ook kleine praktijken makkelijk. Zonder de receptie te bellen ziet de manager hoeveel afspraken er vandaag zijn, hoeveel patiënten niet kwamen en hoeveel er is ontvangen — en met een datalogger zelfs de actuele temperatuur en luchtvochtigheid van de medicijnkoelkast. Voorraad met batch en vervaldatum, inkoop met door AI gelezen facturen, HR en salarisadministratie zitten in hetzelfde systeem.

7. Patiënten worden na hun bezoek niet vergeten

Per behandeling bepaal je wanneer er nazorg volgt — bijvoorbeeld op dag 1, 3 en 7 — en de uitkomst van elk gesprek, de tevredenheid en eventuele complicaties blijven in het dossier. Een herinnering voor de volgende afspraak brengt de patiënt terug naar de kliniek.

Voor welke centra?

• Specialistische klinieken en praktijken: afspraken, aanbetalingen, berichten, meerdere behandelingen in één inschrijving en de volgende afspraak.
• Dagklinieken en groepspraktijken: een eigen wachtrij per kamer, prijzen per artsniveau en een kassa die elke betaalmethode apart optelt.
• Ziekenhuizen: inschrijving, wachtrij en kassa voor poliklinieken en paramedische afdelingen, verpleegafdelingen met bedden, ontslag en overnachtingskosten, plus alle ondersteunende afdelingen.
• Dierenklinieken: de eigenaar is de cliënt, en elk dier heeft een eigen dossier: bezoeken, vaccinaties met de volgende datum, allergieën en opnames.

Weinig beloftes, echt werk: verzekeringen en e-recepten, laboratorium en beeldvorming zitten vandaag niet in FaraClinic, en dat beweren we ook niet. Wat het wel doet, hoort al bij het dagelijkse werk van de hartkliniek van dr. Shafiee, en bij de huid- en schoonheidskliniek van dr. Ladan Parsa is de invoering begonnen met de aanbetalings- en bankafstemmingsflow.

Jouw gegevens, op je eigen omgeving

Elk centrum heeft een eigen, afzonderlijke omgeving en database — op de eigen server of op die van ons. De gegevens zijn van jouw centrum en worden nooit gemengd met die van een ander centrum.

Van het eerste gesprek tot de eerste werkdag

1. Een gesprek en een demo op basis van de huidige werkwijze van je centrum.
2. Installatie van je eigen omgeving, met alleen de onderdelen die je nodig hebt.
3. Inrichten van vestigingen, kamers, artsen, behandelingen, prijzen en berichtteksten.
4. Training per rol: receptie, kassa, arts, boekhouding en management.
5. Live gaan, met ons aan je zijde in de eerste dagen.

Je kliniek is er om patiënten te behandelen, niet om boeken bij te houden. Laat FaraClinic de rest doen. Bekijk FaraClinic met het scenario van je eigen centrum.