«داده‌ی ما کجا می‌رود؟» — پرسشی که باید قبل از امضا بپرسید
وقتی سازمانی سامانه‌ی سازمانی می‌خرد، داده‌ی حیاتی‌اش را هم جابه‌جا می‌کند: فهرست مشتری‌ها، قیمت خرید، حقوق کارکنان و فرمول تولید. این‌ها اگر بیرون بروند، جبران‌شدنی نیستند. شش سؤالی که پیش از امضا باید بپرسید:
۱. داده‌ی ما در کدام دیتابیس می‌نشیند؟
اگر پاسخ این باشد که همه‌ی مشتری‌ها در یک دیتابیس با یک ستون شناسه‌ی سازمان تفکیک می‌شوند، یعنی یک شرطِ فراموش‌شده در یک کوئری، کافی است تا داده‌ی شما جایی دیده شود که نباید. جدابودنِ دیتابیس‌ها این کلاس از خطا را به‌کلی حذف می‌کند.
۲. پشتیبان کِی گرفته می‌شود و آخرین بار کِی بازگردانی شده؟
سؤال دوم مهم‌تر از اولی است. پشتیبانی که هرگز بازگردانی نشده، فقط یک فایل است — نه یک تضمین.
۳. اگر فردا قرارداد را تمام کنیم، داده‌مان را چطور می‌گیریم؟
پاسخ باید مشخص باشد: در چه قالبی، در چه بازه‌ای، و با چه هزینه‌ای. اگر پاسخ مبهم بود، همان ابهام روزی هزینه می‌شود.
۴. چه کسی از طرف شما به داده‌ی ما دسترسی دارد؟
پشتیبانی برای حل مشکل گاهی لازم است داده را ببیند. این باید ثبت شود و قابل بازبینی باشد، نه اینکه هر کارشناسی همیشه دسترسی کامل داشته باشد.
۵. داده‌ی ما برای چه چیز دیگری استفاده می‌شود؟
پاسخ درست «هیچ‌چیز» است. نه آموزش مدل، نه گزارش صنعت، نه اشتراک با شریک تجاری. این جمله باید در قرارداد بیاید، نه در یک صفحه‌ی وب.
۶. می‌توانیم همه‌اش را روی سرور خودمان بگذاریم؟
برای بعضی سازمان‌ها این تنها پاسخ قابل‌قبول است. مهم این است که نسخه‌ی روی سرور شما همان نسخه‌ی اصلی باشد و نه یک شاخه‌ی جدامانده که از به‌روزرسانی‌ها عقب می‌افتد.
پاسخ فرا به هر شش سؤال در بخش امنیت آمده و همه‌اش قابل نوشتن در قرارداد است.