"Waar staan onze gegevens?" — de vraag die u moet stellen vóór u tekent

Als een organisatie een bedrijfssysteem aanschaft, verhuist ze ook haar gevoeligste gegevens: de klantenlijst, inkoopprijzen, salarissen en productierecepten. Als die uitlekken, valt dat niet terug te draaien. Zes vragen om te stellen voordat u tekent:

1. In welke database staan onze gegevens?

Als het antwoord is dat alle klanten één database delen, gescheiden door een kolom met een organisatie-id, dan is één vergeten voorwaarde in één query genoeg om uw gegevens te laten verschijnen waar ze niet horen. Aparte databases sluiten die hele categorie fouten uit.

2. Wanneer worden back-ups gemaakt, en wanneer is er voor het laatst een teruggezet?

Het tweede deel is belangrijker. Een back-up die nooit is teruggezet, is een bestand, geen garantie.

3. Als we morgen het contract beëindigen, hoe krijgen we onze gegevens?

Het antwoord moet concreet zijn: in welk formaat, binnen welke termijn, tegen welke kosten. Vaagheid hier wordt later een rekening.

4. Wie aan uw kant kan onze gegevens zien?

Support moet soms gegevens bekijken om een probleem op te lossen. Die toegang hoort te worden vastgelegd en controleerbaar te zijn, niet permanent open voor elke engineer.

5. Waarvoor worden onze gegevens nog meer gebruikt?

Het juiste antwoord is "nergens voor". Niet voor het trainen van modellen, niet voor branchepublicaties, niet voor delen met een partner. Die zin hoort in het contract, niet op een webpagina.

6. Kunnen we alles zelf hosten?

Voor sommige organisaties is dit het enige aanvaardbare antwoord. Waar het om gaat, is dat de versie op uw server dezelfde is als die van iedereen, geen achtergebleven tak die updates misloopt.

De antwoorden van FaraERP op alle zes staan in het onderdeel beveiliging, en elk ervan kan in een contract worden vastgelegd.