De garage die kilometerstand, onderdeel en ophaaltijd nooit vergeet: FaraERP-servicebeheer voor autogarages

Het is zaterdagochtend. Vijf auto’s staan voor de deur, de papieren werkorders op de balie zitten onder de olie, en een klant zweert dat de kilometerstand lager was toen hij de auto bracht. Eén niet vastgelegd getal is genoeg om een werkdag te laten verlopen in discussie en ergernis.

Het servicebeheer van FaraERP heeft een eigen profiel voor autogarages: elke auto heeft zijn eigen identiteit, en wat er aan de balie is gezegd en overhandigd, wordt meteen vastgelegd.

In één oogopslag

• Elke auto ingenomen met merk, model en kenteken, onder de naam van de eigenaar.
• Kilometerstand bij intake, de fout in de woorden van de klant, accessoires en een verwachte klaar-tijd.
• Het bericht “je auto is klaar” via WhatsApp of sms.
• Wachtrijen per werkplek, onderdelen en verbruiksmaterialen die kloppen, een kassa en bonnen.

Elke auto, een dossier

Klanten worden gevonden op telefoonnummer, en hun auto’s — met merk, model en kenteken — staan onder hun naam. Een bedrijfsvloot of de twee auto’s van een gezin hebben elk een eigen intake en geschiedenis; komt hetzelfde kenteken terug, dan weet je wat er de vorige keer is gedaan.

Een werkorder die geen ruimte laat voor discussie

• Kilometerstand bij intake: de tellerstand wordt meteen vastgelegd; niemand discussieert er later over.
• De fout in de woorden van de klant: “een tikkend geluid voorin bij het remmen” — precies zoals het werd gezegd.
• Ingeleverde accessoires: reservewiel, krik, uitneembare radio of kentekenbewijs; wat je hebt aangenomen, staat vast.
• Verwachte klaar-tijd: de klant weet vanaf het begin wanneer hij terug kan komen.

Werkplekken, monteurs en een stem in de wachtruimte

Elke werkplek heeft een eigen wachtrij, de klant wordt met één klik opgeroepen, en het scherm in de wachtruimte kondigt hem aan. Vindt de monteur bij de brug extra werk — remblokken, een riem of een oliebeurt —, dan legt hij de dienst vast en die staat meteen met een betaalknop bij de receptie. Onderdelen en verbruiksmaterialen hebben standaardhoeveelheden per dienst, en meerverbruik komt automatisch op de rekening.

“Je auto is klaar”

Als het werk af is, stuurt het systeem de klant een bericht — eerst via WhatsApp en via sms als dat niet aankomt — automatisch als de vestiging dat wil, of met één klik bij de receptie. En staat er over een paar maanden een periodieke beurt op het programma, dan boek je de volgende afspraak meteen, en stemt de receptie de precieze tijd af met de klant.

De gedeelde ruggengraat: van afspraak tot boeking

Onder deze specialistische functies draait dezelfde motor die het servicebeheer van FaraERP betrouwbaar maakt voor elk dienstverlenend bedrijf:

• Afspraken volgens je eigen regels: een eigen beleid per vestiging, dienst en monteur — duur, capaciteit, daglimieten en een sms-bevestiging.
• Wachtrij en wachtruimtescherm: één “oproep” stuurt de klant naar de werkplek, en het scherm in de wachtruimte kondigt de oproep aan.
• Extra werk zonder papierwerk: een dienst die de monteur toevoegt, verschijnt meteen met een betaalknop bij de receptie.
• Verbruiksmaterialen die kloppen: elke dienst heeft standaardmaterialen en een “inbegrepen” hoeveelheid; meerverbruik komt automatisch tegen het meerprijstarief op de rekening.
• Kassa en bon: contant, pin en overboeking, met terugbetaling en storno; geprinte bonnen van 80 of 58 mm of A5, met je naam en logo.
• Bewijzen afgestemd met de bank: overboekingsbewijzen worden afgestemd met het bankafschrift; bewijzen zonder storting en stortingen zonder bewijs worden apart gemarkeerd.
• Klanten die terugkomen: inschrijvingen kunnen klanten automatisch in het CRM zetten, zodat gerichte campagnes — bijvoorbeeld voor iedereen die al een tijd niet is geweest — ze terughalen.
• Een dashboard voor de manager: unieke, nieuwe en terugkerende klanten, gemiddelde omzet per klant en de productie van elke medewerker.
• De rest van FaraERP in dezelfde database: boekhouding, voorraad, inkoop, HR en salarisadministratie — zonder dubbel invoeren.

Je garage is er om klanten te helpen, niet om boeken bij te houden. Laat het servicebeheer van FaraERP de rest doen — om het te zien met het scenario van je eigen bedrijf, staat de demoknop hieronder.