Eén database tegenover vijf "gekoppelde" applicaties

Veel organisaties gebruiken meerdere losse applicaties die met elkaar "gekoppeld" zijn: boekhouding van de ene leverancier, voorraad van een tweede, salarisadministratie van een derde, en een koppeling die ’s nachts gegevens heen en weer schuift. Op papier lijkt het gelijkwaardig. In de praktijk zijn er drie verschillen.

1. Het moment van de waarheid

In één systeem is op het moment dat een factuur wordt geboekt de voorraad bijgewerkt, de journaalpost aangemaakt en de managementrapportage veranderd. Bij koppelingen gebeurt dat pas bij de volgende synchronisatie. Overdag ziet de manager dus het getal van gisteren.

2. Afstemming, en wie die moet doen

Elke koppeling faalt weleens: een record wordt overgeslagen, een code verschilt tussen systemen, een datum komt in een ander formaat binnen. Het resultaat is een verschillenlijst die iemand elke maand met de hand wegwerkt. Die kosten staan nooit in het oorspronkelijke voorstel.

3. De vraag die u niet kunt stellen

"Wat was de brutomarge op dit product bij deze klant over het afgelopen kwartaal, inclusief vracht en productie-uitval?" Met één database is dat een query. Verspreid over vijf systemen is het een project — en omdat het een project is, wordt de vraag meestal niet gesteld.

Dus koppelen is altijd fout?

Nee. Voor echt externe systemen — banken, belastingdienst, transporteurs — is een API-koppeling precies goed. Het punt is dat de kernonderdelen van uw eigen organisatie niet via koppelingen aan elkaar hangen; ze horen vanaf het begin één geheel te zijn.