Personalwesen 2026: fünf globale Trends und wo ein ERP wirklich hilft

Jedes Jahr erscheinen neue Listen mit „HR-Trends“, und die meisten sind Schlagworte. Wir haben uns an Quellen gehalten, die auf echten Daten beruhen — Gartners Befragung von Personalverantwortlichen, Gallups jährlichen Bericht „State of the Global Workplace“ und die Regeln, die die Europäische Union für Entgelt und KI aufgestellt hat — und gefragt, was sie für ein echtes Unternehmen bedeuten. In der zweiten Hälfte sagen wir offen, was das HR-Modul von FaraERP zu jedem Punkt beiträgt und was es noch nicht kann.

Auf einen Blick

• KI ist 2026 die oberste Priorität der Personalverantwortlichen — ohne saubere Personaldaten gibt es aber nichts zu automatisieren.
• Personalplanung fragt nicht mehr „wie viele Menschen“, sondern „welche Kompetenzen, wo und wann“.
• Das weltweite Engagement ist auf dem tiefsten Stand seit 2020, und der Rückgang begann vor allem bei den Führungskräften selbst.
• Entgelttransparenz ist in Europa Gesetz, und ihre Logik — ein Gehalt, das sich erklären lässt — gilt für jedes Unternehmen.
• Werkzeuge, die Entscheidungen über Einstellung, Beurteilung und Überwachung prägen, gelten als „hochriskant“ und brauchen eine nachprüfbare Spur.

1. KI ist im HR-Alltag angekommen

In Gartners Befragung für 2026 steht die KI-Transformation an der Spitze der Prioritäten von Personalvorständen. Gartner erwartet, dass bis 2030 die Hälfte der heutigen HR-Aufgaben automatisiert oder von KI-Agenten erledigt wird, und der Anteil der Unternehmen, die generative KI erproben oder einsetzen, stieg in zwei Jahren von 19 auf 61 Prozent.

Was in diesen Schlagzeilen selten steht: KI arbeitet mit Daten. Liegen Urlaubskonten in einer Tabelle, Verträge in einem Papierordner und Arbeitszeiten in der Software des Zeiterfassungsterminals, kann kein Agent eine einfache Frage beantworten wie „Wer hat diesen Monat die Überstundengrenze überschritten?“. Der erste Schritt zu KI im Personalwesen ist die Integration der Daten.

2. Personalplanung: von Köpfen zu Kompetenzen

Gartners zweite Priorität ist die Neugestaltung der Belegschaft für eine Zeit, in der Mensch und Maschine zusammenarbeiten: Strategien, die den heutigen und den künftigen Bedarf abdecken. Unternehmen achten weniger auf Abschlüsse und mehr auf nachgewiesene Kompetenzen und verbinden Weiterbildung, interne Mobilität und Leistung miteinander.

Praktisch heißt das: Eine Führungskraft muss wissen, wer welche Schulung hat, wessen Zertifikat bald abläuft und in welcher Schicht Fachkräfte fehlen — und diese Antworten sollten aus einer Quelle kommen, nicht aus drei Dateien.

3. Die mittlere Führungsebene als Engpass für Engagement

Gallups Bericht „State of the Global Workplace 2026“ zeigt, dass 2025 weltweit nur 20 Prozent der Beschäftigten engagiert waren — der tiefste Wert seit 2020. Gallup beziffert die Kosten auf rund 10 Billionen US-Dollar an verlorener Produktivität und führt den Großteil des Rückgangs auf Führungskräfte zurück, deren eigenes Engagement seit 2022 um neun Punkte gesunken ist.

Ein großer Teil der Woche einer mittleren Führungskraft geht für wiederkehrende Verwaltungsarbeit drauf: Urlaubsanträge abzeichnen, Dienstreisen nachverfolgen, Stunden für die Lohnabrechnung sammeln. Jede Stunde, die dort frei wird, kann in Gespräche mit dem Team fließen.

4. Entgelttransparenz: ein Gehalt, das sich erklären lässt

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (2023/970) hätte bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden müssen. Danach müssen Arbeitgeber die Gehaltsspanne vor dem Vorstellungsgespräch nennen und dürfen nicht nach dem bisherigen Gehalt fragen; Beschäftigte dürfen ihr eigenes Entgeltniveau und den Durchschnitt der Kolleginnen und Kollegen mit gleichwertiger Arbeit erfragen. Berichte zum geschlechtsspezifischen Entgeltgefälle beginnen 2027 für Unternehmen ab 250 Beschäftigten. Die meisten Länder haben die Frist verpasst; die Niederlande etwa haben die Umsetzung auf den 1. Januar 2027 verschoben.

Auch außerhalb Europas ist die Logik richtig: Wer nicht erklären kann, warum auf einer Lohnabrechnung genau diese Zahl steht, verliert früher oder später Vertrauen. Entgelt sollte aus dokumentierten Regeln entstehen, nicht aus einer Berechnungsdatei, die nur eine Person versteht.

5. Kontrolle über algorithmische Entscheidungen

Der EU AI Act stuft Werkzeuge für Einstellung, Auswahl, Leistungsbeurteilung, Aufgabenverteilung und Mitarbeiterüberwachung als „hochriskant“ ein. Die Einigung zum „Digital Omnibus“ vom Mai 2026 hat die Frist für diese Pflichten auf den 2. Dezember 2027 verschoben, doch die Richtung ist klar: Entscheidungen über Menschen brauchen eine nachprüfbare Spur und einen Menschen, der dafür geradesteht.

Was alle fünf Trends gemeinsam haben

Keiner dieser Trends lässt sich mit einem weiteren Einzelwerkzeug lösen. Sie haben eine gemeinsame Voraussetzung: Personaldaten, die an einem Ort liegen, aktuell und verlässlich sind und dieselben Daten sind, mit denen Lohn und Buchhaltung arbeiten — statt jeden Monat mit ihnen abgeglichen zu werden.

Wie das HR-Modul von FaraERP hilft

Das HR-Modul von FaraERP arbeitet auf derselben Datenbank wie Buchhaltung, Lohnabrechnung und Büroautomation. Im Folgenden ist jeder Trend dem zugeordnet, was das System heute leistet.

Eine Akte pro Person — Grundlage jeder Automatisierung

Personalakte, Arbeitsvertrag, Werdegang, Angehörige und Personalmaßnahmen — Einstellung, Ernennung, Beförderung, Versetzung, Gehaltsänderung, Vertragsverlängerung, Suspendierung und Austritt — liegen an einem Ort. Eine ausgestellte Maßnahme wird gesperrt; eine Korrektur bedeutet Stornierung und Neuausstellung, die Historie wird also nie gelöscht. Auf genau diese strukturierten Daten ist jede spätere Automatisierung angewiesen, vom einfachen Bericht bis zum KI-Assistenten.

Schichten und Arbeitszeit: Personalplanung im Tagesgeschäft

Schichtpläne werden automatisch erstellt und halten die Regeln ein: Mindestruhezeit zwischen Schichten, eine wöchentliche Stundengrenze, wöchentliche freie Tage und eine faire Verteilung von Nacht- und Feiertagsschichten. Schichttausch läuft über eine Genehmigung. Die tatsächliche Arbeitszeit wird mit dem Plan verglichen — Verspätung, früheres Gehen, Abwesenheit, Überstunden und Nachtarbeit —, und Exporte von Zeiterfassungsterminals (Excel, CSV oder Textdateien wie ATTLOG) werden über eine Vorlage je Gerätemodell importiert.

Genehmigungseingang und Dashboard: Führungskräfte bekommen Zeit zurück

Ganztägiger und stundenweiser Urlaub, Dienstreisen und Überstunden werden im Panel beantragt und über Workflows mit konfigurierbaren Stufen genehmigt; Genehmigender kann die direkte Führungskraft laut Organigramm sein, Benachrichtigungen gehen per SMS hinaus. Das HR-Dashboard zeigt Personalstand, Personen im Urlaub oder auf Dienstreise, offene Anträge, Verträge, die in 30 oder 60 Tagen enden, die Fluktuation der letzten 12 Monate, Vorstellungsgespräche der kommenden Woche und bald ablaufende Zertifikate.

Beurteilung, Weiterbildung und Recruiting: ein durchgehender Weg für Kompetenzen

Leistungsbeurteilungen nutzen Vorlagen mit gewichteten Kriterien und laufen in festen Zyklen: Selbsteinschätzung, Beurteilung durch die direkte Führungskraft, Abschluss und Kommentar der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters. Schulungen (auch Pflichtschulungen), Termine, Teilnehmende und Zertifikate mit Ablaufdatum werden erfasst, mit einem Compliance-Bericht für Pflichtschulungen. Im Recruiting wird jede Bewerbung vom Eingang über Vorauswahl, Interview, Assessment und Angebot bis zur Einstellung verfolgt — und ein Klick auf „Einstellen“ legt die Personalakte und den Entwurf der Einstellungsmaßnahme an, ohne erneutes Abtippen.

Transparente, erklärbare Lohnabrechnung

Genehmigter Urlaub, Dienstreisen, Überstunden und Schichten werden mit Vorschau zu den Lohndaten des Monats. Die Berechnungsengine bildet Lohnarten aus definierten Formeln, berechnet Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer und speichert für jede Lohnabrechnung einen Rechenweg — es lässt sich also genau zeigen, woher jede Zahl kommt. Beschäftigte sehen ihre Lohnabrechnungen, Beurteilungen und Schulungen selbst im Panel; mit dem Modul Büroautomation auch ihr Urlaubskonto und ihre Dienstreisen. Für den Umstieg von einem bisherigen System gibt es einen „Vergleichsmodus“: Einige Monate werden in beiden Systemen gerechnet, und Abweichungen sind vor der Umstellung sichtbar.

Governance und Sicherheit der Personaldaten

Zugriffe sind rollenbasiert — Personalleitung, Führungskraft, Vorgesetzte —, und niemand kann jemandem eine Rolle über der eigenen geben. Die Daten jedes Kunden liegen in einer eigenen Datenbank — die Unternehmen einer Holding teilen sich eine Datenbank, mit Zugriffsrechten je Unternehmen — und bei Bedarf wird das ganze System auf dem eigenen Server des Unternehmens installiert.

Ein KI-Assistent – die Entscheidung bleibt beim Menschen

Das HR-Modul von FaraERP hat jetzt einen KI-Assistenten. Er schlägt in der täglichen Personalarbeit Entwürfe und Analysen vor, damit Routinearbeit schrumpft und mehr Zeit für die Menschen selbst bleibt. Gebaut ist er nach dem Grundsatz aus Trend 5: Der Assistent entscheidet über niemanden, und kein Vorschlag gelangt ohne Freigabe durch einen Menschen in eine Akte. Zum Lesen eines Lebenslaufs erhält der Assistent die Datei selbst; deshalb wird diese Funktion nur auf Entscheidung des Unternehmens eingeschaltet. Jeder Vorschlag wird zusammen mit dem, was der Nutzer daraus gemacht hat, für eine spätere Prüfung protokolliert. Der Assistent ist standardmäßig ausgeschaltet; jede Organisation entscheidet selbst, ob sie ihn einschaltet. Die Einzelheiten zeigen wir in einer Demo.

Was Sie ehrlicherweise wissen sollten

Der KI-Assistent schlägt vor, er entscheidet nicht: Menschen automatisch zu bewerten oder zu reihen oder Bewerber automatisch auszuwählen, gehört bewusst nicht zu seinen Aufgaben, und seine Vorschläge sind nur so gut wie die oben beschriebenen integrierten Daten. Daten von Zeiterfassungsterminals werden heute über die Exportdatei des Geräts importiert; eine direkte Geräteanbindung wird gerade eingeführt. Anträge werden im Web-Panel gestellt, das auch auf dem Telefon funktioniert, und sind noch nicht in der mobilen App. Die Meldelisten für Sozialversicherung und Lohnsteuer entstehen aus derselben Berechnung, und mit dem Buchhaltungsmodul wird der Lohnbuchungsbeleg per Knopfdruck gebucht und bei Bedarf storniert. Das HR-Modul wird separat lizenziert und kostet nur dann etwas, wenn Sie es wollen.

Ein 90-Tage-Fahrplan

1. Tag 1–30: Personalakten und Verträge an einem sauberen Ort zusammenführen und im Organigramm die direkte Führungskraft jeder Person festlegen.
2. Tag 31–60: Genehmigungsworkflows für Urlaub, Dienstreisen und Überstunden definieren, den Export der Zeiterfassung anbinden und Schichten nach Regeln erstellen.
3. Tag 61–90: ein oder zwei Monate Lohnabrechnung im Vergleichsmodus rechnen, den ersten Beurteilungszyklus öffnen und Pflichtschulungen erfassen.

Quellen

• Gartner — Top HR Trends and CHRO Priorities for 2026
• Gallup — State of the Global Workplace 2026
• Debevoise & Plimpton — The EU Pay Transparency Directive: what it means for employers
• PwC Netherlands — EU Pay Transparency: Dutch implementation delayed to 2027
• DLA Piper — The Digital AI Omnibus: deferral of high-risk AI obligations